Многие годы работы в области обслуживания оргтехники и осуществление гарантийных ремонтов сформировали у нас понимание простых, но не всегда очевидных, решений сокращения бюджета на печать и снижение совокупной стоимости владения оргтехникой в организациях.
Хотим поделиться с Вами нашим опытом и наблюдениями.
Для сокращения расходов на печать многие организации используют ряд довольно распространенных решений для экономии. Но не все так просто, как кажется.
Как обычно экономят на печати
Используют неоригинальный тонер
Используют неоригинальные запчасти
Для ремонта вызывают компанию или специалиста подешевле
Как это происходит на практике
Неоригинальный тонер обычно не полностью закрепляется на листе и засыпает внутренние полости аппарата, отчего засоряются датчики, выходит из строя печь, и качество печати резко падает. Приходится чаще проводить чистку аппарата и ремонт дорогостоящих узлов.
Срок службы таких запчастей обычно меньше, замены чаще, работы инженера больше. Повышается износ других, более дорогостоящих деталей. Изменяется геометрия узлов и повреждается тракт прохождения бумаги.
Замены производятся блоками там, где нужна была замена только одной детали. Выписываются совершенно не нужные для ремонта запчасти. Повреждаются узлы, не нуждающиеся в ремонте.
Такой подход к экономии в итоге приводит к:
постоянным вызовам специалиста для устранения проблем, которых можно было избежать;
увеличению совокупной стоимости владения устройством;
раннему списанию аппаратов из-за нерентабельности ремонта.
Для экономии денежных средств и увеличения срока службы офисной техники все производители рекомендуют пользоваться оригинальными расходными материалами и запчастями, профессиональным сервисным обслуживанием.
Сервисный инженер следит за состоянием техники и предупреждает преждевременный выход из строя дорогостоящих деталей своевременной профилактикой и плановой заменой ресурсных частей аппарата.
Специалист расскажет, что из расходных частей может проработать дольше, чем заявлено производителем, а что необходимо менять по ресурсу, чтобы аппарат работал дольше и без перерывов.
Но отдельный специалист не сможет обеспечить должного качества обслуживания. И не каждая организация может осуществлять поддержку оборудования на должном уровне. Мы считаем, что для качественного решения проблем хорошему специалисту точно необходимы:
- курсы повышения квалификации от ведущих брендов
- многолетний опыт работы с офисной техникой
- доступ ко всей необходимой профессиональной документации
- поддержка ведущих производителей печатного оборудования
- расходные материалы и запасные части напрямую от производителей или от проверенных многолетним партнерством поставщиков
К сожалению не все сервисные организации могут обеспечить этим своих специалистов. А ведь от этих пунктов напрямую зависят скорость и эффективность ремонта аппаратов, решение нестандартных задач, качество расходных материалов и ЗИП, и как следствие срок жизни техники и качество ее работы на протяжении всего срока эксплуатации.
Но в процессе печати документов задействована не только техника, а еще и люди. И вот пользователи техники зачастую допускают банальные ошибки. Отправляют на печать документ не завершенным, не в том режиме цветности, просто ошибочно.
По статистике, каждая шестая страница отправляется сразу в мусор, даже без прочтения. А с учетом беглого ознакомления, в среднем 20% листов выбрасываются или становятся «черновиками».
- Чистовой документ
- "Мусорная" печать
Многие офисные МФУ предоставляют возможность «блокированной» печати, но большинство компаний им не пользуются. Данный режим позволяет задержать процесс печати на устройстве, и пользователь, подойдя к устройству, сам выбирает какой документ должен быть напечатан, а какой удален из очереди.
Настройка данной опции на аппаратах дает снижение количества отпечатков от 15 до 35%. Кроме этого печать происходит лично в руки и пользователь не тратит время на поиск личных документов в общей куче бумаг.
Если ваша компания относится к сегментам среднего или крупного бизнеса, то скорее всего у вас периодически возникают вопросы по снижению затрат на документооборот.
Большинство компаний, когда думают о затратах на документооборот, принимают во внимание только затраты на управление печатью. Но это лишь верхушка айсберга. Как правило, сама печать составляет около 15% от всех затрат. Оставшиеся же затраты списываются на другие статьи расходов. Но это не совсем правильно. Реальное распределение затрат на представим в виде диаграммы.
Видимые издержки (аппаратные средства, расходные материалы, обслуживание, бумага и электричество)
Управление документооборотом (хранение и архивирование документов, сортировка, распознавание и индексация)
Время сотрудников (взаимодействие с ПК, устройствами вывода; подготовка, сбор и обработка информации; решение проблем и исправление ошибок)
IT поддержка (конечный пользователь, управление устройствами, управление сетью, настройка и обновление)
IT инфраструктура (сетевая инфраструктура, программирование приложений и обслуживание, программное обеспечение и лицензирование)
Администрирование, закупки и услуги (стоимость услуг, процессы получения продукта/услуги, договорные и биллинговые процессы)
Затраты на документооборот
- Видимые издержки - 15%
- Документооборот - 47%
- Время сотрудников - 28%
- IT поддержка - 5%
- IT инфраструктура - 5%
- Закупки и услуги - 5%
Печатную инфраструктуру нужно настраивать, поддерживать, управлять сетью, обновлять оборудование и ПО. Также печатная инфраструктура должна интегрироваться в ИТ инфраструктуру, а это опять затраты.
Помимо этого, многие упускают из вида затраты на администрирование, процесс закупки, биллинговые процессы и время сотрудников на взаимодействие с ПК, устройствами вывода; подготовка, сбор и обработка информации; решение проблем и исправление ошибок.
Ну и большую часть этих «скрытых затрат» занимает управление самим документооборотом. А именно, хранение и архивирование документов; сортировка, распознавание и индексация.
Именно для сокращения затрат всё больше компаний внедряют автоматизированные системы управления документами и печатью.
Такие системы позволяют комплексно управлять устройствами печати, осуществлять проактивное обслуживание и предотвращать проблемы с оборудованием. Например, программа автоматически напомнит о замене тонера или необходимости обслуживании конкретного устройства.
Предусмотрены возможности удаленного управления устройствами, пакетной настройки и обновления прошивок. Можно добавить карту и расположить ваши устройства согласно их реальному физическому нахождению. Это позволит видеть не только сам статус устройства (работает/не работает), но и понять куда именно идти в случае простоя. Сообщения о статусе устройств в реальном времени позволяют избежать простоя оборудования. В мобильном приложении для администратора или в консоли управления можно увидеть состояние всех устройств, а затем более подробно изучить интересующую информацию в каждом конкретном случае.
Централизованный сбор данных с устройств позволяет формировать отчеты и анализировать полученную информацию, например, сводки по используемым документам, устройствам, потребляемой энергии и бухгалтерские отчеты. Использование отчетов помогает принимать важные решения, в том числе о размещении устройств и назначении прав. Отчеты можно генерировать автоматически, отправлять по электронной почте и дополнительно настраивать.
Довольно важной возможностью является создание так называемых центров затрат, заведение внутреннего «прайс-листа». Это позволяет распределять затраты на печать между отделами/департаментами.
Также данные системы повышают безопасность, и могут предоставлять доступ к печати документов после прохождения аутентификации по сетевому имени и паролю, вводу PIN-кода или поднеся бесконтактную карту к устройству. Для отдельных пользователей можно создать правила делегирования печати. Это наиболее актуально для ТОП-менеджеров заказчика.
Настройки политик печати обеспечивают эффективность работы сотрудников и позволяет избежать лишних затрат. Система управления печатью автоматически перенаправит документ, если устройство вышло из строя, а также направит на наиболее экономичное устройство для каждого конкретного случая, применит автоматическую двустороннюю печать или осуществит запрет на использование цветной печати.
Интересной функцией является поддержка мобильных устройств. Допустим, отправка уведомлений о статусе системы на мобильное устройство администратора с возможностью быстрой проверки отчетов об использовании или получение данных с камеры мобильного устройства и передача их в заданную папку. Такие функции значительно расширяют возможности печати для удаленных сотрудников и посетителей офиса.
Системы управления документами имеют в своем арсенале эффективное распознавание текстов. Это позволит вам перевести документы и бланки в цифровой формат и создать редактируемые файлы. Функция зонального распознавания и поддержка штрих-кодов позволяют не только извлекать необходимые данные, но и управлять бизнес-процессами.
Функции сканирования документов с отправкой по почте или факсу, на FTP, ODBC, WebDAV, в папки или на компьютер позволяют решить ряд ежедневных задач и упростить рабочие процессы.